5 DICAS DE GESTÃO DE TEMPO USADAS POR EMPREENDEDORES EFICAZES

Muitos empreendedores de sucesso trabalham muito menos horas do que imaginamos com resultados incríveis. Isso porque são extremamente organizados e não perdem tempo.

Deixo aqui alguns conselhos ou regras usadas por muitos profissionais de sucesso e que se forem praticadas, podem ajudar drasticamente a melhorar os seus resultados.

1 - Estabeleça objetivos, metas e métricas e confie no processo

Já deve ter lido esta ou uma expressão semelhante: “To get to a business you love, the first thing you need to figure out is the “why” behind your business.”

(Jeff Walker) Deixe bem claro o que deseja e porquê.

Trace o objectivo, o plano e não se distraia com manobras de diversão.

Nem tudo corre sempre como planeado. Confie no processo!

São normais os contratempos. Não desista por isso.

Vá medindo os resultados e afinando a estratégia para chegar ao seu objectivo, o porquê (why) que o motivou.

Encare os desafios, procure soluções, corrija estratégias e, acima de tudo, confie em si e no seu propósito.

Os erros são experiência e não derrotas!

Nāo desanime, não dê ouvidos a opiniões não construtivas, que o intimidem, de invejosos, de pessoas tóxicas, ou de quem desconhece o seu negócio. Procure conselhos sólidos de quem sabe e que o auxiliem a concretizar o seu objetivo.

Também não se bloqueie com o sucesso dos outros, perdendo a auto-confiança e até o seu foco. Tudo a seu tempo!

Não se desvie do seu caminho, porque se alterar constantemente o processo, o seu plano e desprezar os sistemas que implementou e que está ou deve utilizar, acaba por ziguezaguear ou virar uma barata tonta, sem rumo certo.

Pense em si e no seu objetivo! Não se desvalorize!

Por isso, é muito importante ter definidas prioridades e organizar o seu dia, começando pelo que é prioritário e importante e só depois, se focar nas atividades menos essenciais e com um prazo mais longo (menos urgentes).

Não queira ser super-humano. Provavelmente terá de eliminar algumas tarefas, delegue-as ou mesmo, elimine-as, porque chegará à conclusão que são sugadores do seu precioso tempo e podem ser executadas por outros. Escolha bem os seus parceiros ou colaboradores para que fiquem bem entregues, pois, provavelmente o seu custo/hora é demasiado elevado para as executar.

Saber como gasta o seu tempo hoje é saber o que ganha amanhã.

2 - 100% Foco

Quanto mais sólido vai ficando o seu negócio, maiores são as solicitações, as oportunidades, as ameaças, as mensagens, os e-mails, os telefonemas, as reuniões e as novas ideias que também fazem parte do progresso e deseja implementar.

Isso pode ser bom, mas, também pode originar distrações que o desfocam do que é primordial nesse momento, tanto no trabalho como na sua própria vida.

Devemos definir metas baseadas em resultados, para termos alvos para atingir, mas, a maneira como lá chegamos, é que realmente importa.

Se nos perdermos no caminho, não chegamos ao destino! Siga aquela regra do “não deixe para amanhã o que pode fazer hoje” ou “o que está feito, feito está”. Não deixe que a preguiça o vença. Para isso, estabeleça regras para evitar distrações.

Quando se dedica a uma tarefa, foque-se e desligue-se de todas as outras, até a terminar.

Faça pausas se necessário.

Durante esse tempo, não veja as redes sociais, as notícias, os SMS, os whatsapp ou mesmo os emails e mantenha a sua ação focada e produtiva exclusivamente nessa tarefa.

Porque se o fizer sabe o que irá acontecer?

Não vai resistir a ver os outros e-mails e mensagens e a dar uma espreitadela nas redes sociais e lá se vai a tarefa que estava programada para esse horário e a sua concentração.

Faca-o só quando for o momento previsto para essas consultas.

O meu conselho é colocar o telemóvel no silêncio, sem notificações, ou bem longe de si. Diz-se que se levam cerca de 25 minutos para entrar no ritmo de fazer um trabalho focado (fenómeno cerebral, em inglês conhecido como “attention residue"). Se trabalhar 15 minutos e depois se distrair com uma notificação por e-mail, o que vai acontecer é que ainda nem entrou no ritmo do que estava a trabalhar e vai levar outros 25 minutos para voltar aonde parou. Já viu o desperdício?

O foco permite-nos elevar a qualidade do trabalho, em menos tempo, o que pode permitir duplicar os nossos níveis de produtividade.

Ou dito de outra maneira, conseguimos produzir o mesmo em metade do tempo, o que significa que se mantivermos as mesmas horas de trabalho, mas, focados, vamos duplicar os nossos resultados ou, seja, podemos fazer o mesmo trabalho em metade do tempo!

Por isso, muitos empreendedores de sucesso trabalham poucas horas, com excelentes resultados!

Se está atrasado, foque-se a 100%, sem interrupções ou desvios e produzirá o dobro, ou pelo menos o objetivo será esse: recuperar o tempo perdido e ainda chegar ao objetivo proposto com o tempo que ainda dispõe.

3 - Evite o perfeccionismo

Aceite que errar é humano! Fazer um bom trabalho, não tem de ser necessariamente perfeito, mas, eficaz. Sobretudo, deve ser efetuado. Há pessoas que são tão perfeccionistas que se perdem nos detalhes, em vez de agir.

Veja o conselho de Tom Ferry:

Temos as nossas metas e tudo faremos para as atingir, mas, no caminho, cometeremos erros. É normal.

Encare-os como uma aprendizagem que faz parte do processo.

Não “varra para debaixo do tapete” porque quando este for levantado, a poeira pode ser mais difícil de eliminar e até devastadora.

Admita o erro, corrija-o e aprenda com ele.

Mantenha, sobretudo, a confiança dos seus clientes e prospere o seu negócio pela correção e com uma consciência tranquila. Planear é essencial, mas é preciso ter cuidado para não gastar demasiado tempo a pensar e a definir quando e como fazer, porque acabará por ter menos tempo para o que realmente interessa que é colocar as coisas em prática.

Como no slogan da Nike: “Do it”. Pois, o tempo escasseia!

4 - Divida grandes objetivos em pequenas tarefas com prazos definidos

Não são as estratégias complexas que originam resultados significativos.

São geralmente as práticas mais simples, executadas com consistência que originam os melhores resultados.

A prospecção, as visitas, as relações, humanas, o seu valor acrescentado ou profissionalismo , o dar antes de pedir, valem mais do que muitas estratégias complexas e onerosas.

“Success is neither magical nor mysterious. Success is the natural consequence of consistently applying the basic fundamentals” (Jim Rohn) A Lei de Parkinson, diz que "O trabalho expande-se de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização. Quanto mais tempo ocupa, mais importante e exigente o trabalho nos parece" Mas, a verdade é que muitas vezes, estamos mesmo a "encher balões"

Se não definirmos um prazo, temos tendência a procrastinar ou a perder muito do nosso precioso tempo, fazendo menos tarefas, gastando mais tempo e ficamos com a sensação de andarmos muito ocupados, até cansados, com fracos resultados ou menores que o projectado.

Isso origina stress e o nosso cérebro é inimigo do stress. E a tendência é procrastinar!

(Abordo isso no ponto 5).

Uma técnica muito utilizada é a Técnica Pomodoro, em que se desliga de tudo o resto e se dedica à sua tarefa por períodos de 25 minutos, seguidos de uma pausa de 5 minutos. Se trabalhar 50 minutos, descanse 10 minutos e assim sucessivamente. Mas nesse intervalo de descanso, não trabalhe, não use o computador, não leia mensagens ou e-mails. Simplesmente descontraia-se. Oiça música, faça alongamentos, medite, vá até ao jardim… Sem pausas estratégicas ao longo do dia, é impossível manter a produtividade e ter uma rotina saudável. As pausas ajudam a descansar mental e fisicamente e a recuperar as energias.

É isso que é, por definição, Gestão do Tempo é o processo de organizar e planear como o tempo deve ser dividido entre as diversas atividades de uma rotina e à quantidade de tempo despendido para executar cada tarefa do seu dia. Ao saber exatamente o que tem de ser feito e durante quanto tempo, terá mais segurança e motivação para se focar nas tarefas, sem se preocupar se as outras estão a ficar atrasadas. Afinal, tudo está organizado na agenda.

Tem a agenda? Usa agenda? Se não tem, aproveite agora que já estão à venda para o próximo ano e muitas iniciam com os últimos meses deste ano. Anote tudo o que precisa de fazer para não se esquecer de nenhum compromisso, nem confundir dias e horas e prazos. Não confie apenas na sua memória.

Hoje existem imensas apps para ajudar essa organização no seu telemóvel, com notificações e lembretes. Há quem faça horários de post its coloridos, sendo que cada cor é de determinada característica de tarefa, importância ou urgência. Se souber exatamente quanto tempo precisa para concluir cada tarefa e a lógica da sua sequência, consegue organizar melhor as tarefas sem se sobrecarregar.

Desafio este exercício: Construa uma lista de tarefas, analise-as e agrupe-as por importância e tempo de execução. Se podem ser delegadas (às vezes percebemos que chegou o momento de alavancar o negócio, contratando colaboradores) faça-o e abandone as que não precisam de ser feitas e dedique-se a aquelas a que tem de dedicar mais do seu tempo. E defina, assim, o planeamento futuro e execute apenas o que lhe compete da lista.

E não se esqueça, reserve um tempo para si. A vida não é só trabalho.

Como disse Peter Drucker: “Não há nada tão inútil, como fazer com grande eficiência, algo que não deveria ser feito de forma alguma”.

Já contabilizou o seu custo/hora? Não desperdice o seu valioso tempo em tarefas que podem ser realizadas por alguém mais barato! (mas, escolha bem essa pessoa, para que ela lhe liberte tempo e não lhe prejudique o negócio sugando-lhe tempo, estragando negócios ou atrapalhando a sua agenda).

5 - Saia da Zona de conforto

No início, muitos de nós temos dificuldade no processo, podemos dizer que “odiamos vender”. Mas, quando compreendemos que estamos a prestar um serviço e temos sucesso, isso tem um impacto tremendo em nós próprios e nos nossos clientes. Por isso, pense que vendas são serviço. e que o seu serviço é um excelente investimento que o cliente está a fazer e não um custo.

Se encarar a venda como uma parte do serviço que presta ao seu cliente e como isso o deixa satisfeito, tudo se torna mais fácil e até desafiante!

Lute contra os seus mitos e, sobretudo, não se subestime.

Sem relações humanas não há leads/contactos/pessoas. Sem pessoas não há vendas. Sem vendas não há negócio. Sem negócio não há clientes satisfeitos. Assim, mantenha o curso do seu negócio e mais do que nunca foque-se no seu why, no seu propósito, no seu objetivo e no que a sua vida se pode tornar se o cumprir. Um dos piores inimigos da gestão de tempo é a procrastinação, por evitar a execução de tarefas que nos são menos agradáveis.

Mas, neste momento não há tempo para mordomias. Atire-se ao que é urgente e importante por muito que lhe custe, vai ver que a recompensa vai valer o esforço.

O brilhante neurocientista português António Damásio que se dedica ao estudo do cérebro e à forma como tomamos decisões, explica isso muito bem, atribuindo o centro da tomada de decisões e das emoções de punição e recompensa ao córtex pré-frontal.

E a ligação com a procratisnação é que o córtex pré-frontal, em situações de stress, praticamente desliga e não agimos É necessário ativar essa parte do córtex pré-frontal para sair do ciclo.

Daí a Regra dos 5 segundos de Robbins (Tome uma decisão em cinco segundos que seja diretamente contrária à resposta ao stress e comprometa-se por 5 minutos) para agir e concluir o trabalho porque deve saber que está sempre a apenas cinco segundos de tomar uma decisão e esses 5 segundos são cruciais para se livrar do controle irracional que a procrastinação exerce sobre si.

Em vez de tentar racionalizar o stress e pensar "Como posso lidar com isto?" faça exatamente o oposto e tome a decisão de passar os próximos cinco minutos a trabalhar no que tem medo de fazer.

Enfrente o stress.

Se for um telefonema, pegue o telefone e faça a chamada e continue com outra e mais outra.

Se for bater a uma porta, bata já à primeira nos primeiros 5 segundos e a todas as que puder depois.

Pode não ter o resultado que deseja, mas, também pode ser brilhante.

Na verdade, isso não importa, o que interessa é que ao tomar a decisão de agir em cinco segundos e de se comprometer por cinco minutos, terá quebrado o ciclo e provado que pode enfrentar o stress ou medo dessa tarefa está a adiar. Os cinco segundos são essenciais para acionar a parte de ação rápida do cérebro e também para limitar a influência da parte de ação lenta do cérebro, como Mel Robbins descreve no seu livro "5 Seconds Rule".

Portanto, não se estenda a mais do que isso.

Decida e aja!

Não se esqueça que entrámos no último trimestre e os empreendedores bem sucedidos já estão a preparar o plano e objetivos do ano que vem! Bons negócios e boas leituras e tenha tempo para ser feliz! Clarisse Macedo

(Este texto foi baseado na consulta de muitos outros textos que vou lendo, pensamentos que vou colhendo e conclusões que a minha experiência me tem dado)