A importância dos 1°s e dos últimos 10 minutos numa reunião

Sofre de Síndrome de reunite?


É daquelas pessoas que passa a vida ocupado em reuniões longas, chatas e estéreis? Wait! Pense, antes de marcar uma reunião, se aquilo que vai dizer, pode ser feito num email ou comunicação interna.


Poupará muito do seu tempo e da sua organização usando essa via.


Efetue reuniões imprescindíveis e torne-as produtivas.


A gestão de uma reunião é imprescindível para a sua eficácia.


O seu crm faz a calendarização e avisos das suas atividades, reuniões e visitas? Ótimo!


Senão, existem inúmeras ferramentas, aplicações móveis, para fazer a gestão das suas reuniões, como é o caso do Doodle, Calendly, SimplyBook.me, Acuity Scheduling ou a When Is Good.

Todas diferentes, umas gratuitas e outras a pagar, mais ou menos adaptadas a cada tipo de negócio, com vantagens e desvantagens, mas, todas importantes na organização, integração, seguimento e duração das reuniões.

Existe um tempo de duração ideal para uma reunião?


A duração geral de uma reunião é muito importante, mas, não há um tempo definido, porque cada tipo de reunião pode ser mais ou menos alargada.


Mas, organize o seu lay-out, pois, como numa narrativa, ela tem de ter princípio, meio e fim.


Os primeiros 10 minutos são quando os clientes geralmente têm uma maior capacidade de atenção, portanto, concentre as suas informações mais importantes e críticas para esse período de excelência.


Depois, a atenção diminui, por isso não escolha o meio da reunião para apresentar informações muito pesadas e evite excesso de informação porque ainda tem, o negócio para fechar, nos últimos 10 minutos.

Assim, os primeiros e os últimos 10 minutos de uma reunião são essenciais no seu desempenho.


Mas, se é importante lidar com as suas reuniões de maneira profissional também é igualmente crucial para o seu sucesso, o momento para as realizar.

Qual é o momento ideal para agendar uma reunião?

O consenso geral é que a melhor hora do dia para reuniões de negócios é entre 10h e 14h.

Existe a ideia que de manhã estamos “frescos que nem uma alface”, mas, todos sabemos que de manhã a maioria das pessoas ainda não estão a carburar bem e ainda estão a necessitar de muita cafeína.


Logo, as reuniões muito cedo podem não funcionar.

As reuniões a meio da manhã tendem a ser mais produtivas e a flexibilidade das pessoas também parece aumentar.


De tarde, os participantes geralmente ficam letárgicos após o almoço, mas às três da tarde, a energia aumenta.


Nas empresas, por exemplo, as pessoas estão muito mais receptivas a aceitar reuniões depois das três da tarde, do que de madrugada.


Uma pesquisa feita por Keith Harris do WhenIsGood.com descobriu que à segunda-feira, os funcionários geralmente ainda estão em modo fim de semana e na sexta-feira estão desertos para deixar o local de trabalho, logo, são dias a evitar, pois, são provavelmente menos produtivos para a realização das reuniões ditas normais.


No entanto, as reuniões de segunda-feira pré-programadas, por vezes são bem aceites e aceleram a equipa para o trabalho. Bem planeadas podem ser motivacionais e produtivas.


Alguns consideram que a tarde é o horário ideal para uma reunião.

Segundo a WhenIsGood, o horário ideal é terça-feira às três da tarde.


Contudo, todos sabemos que existem vários tipos de pessoas (cronotipos), umas são mais madrugadoras, matutinas que têm melhores níveis de produtividade e atividade de manhã e outros mais vespertinas que são mais ativas ao final do dia e há outras pessoas intermédias.


Por isso, biologicamente a teoria da When Is Good pode ser detronada, pela luz solar, pelo nosso relógio biológico e pelas hormonas e outras substâncias que interferem no nosso metabolismo e na nossa produtividade.


"A melatonina é libertada na ausência da luz, sendo o nosso facilitador do sono. E o cortisol prepara-nos para acordarmos com a presença da luz".

Franciel Ruiz (bióloga, Univ de Surrey, Reino Unido)


O nosso corpo secreta mais cortisol pela manhã, o que favorece a atenção, assim como, também se eleva o nível de glicose no sangue, dotando o ser humano da capacidade de começar o dia cheio de energia. (Claro que os vespertinos contrariam esta “teoria”).


Por isso, tarefas que exigem atenção, dedução e capacidade analítica são mais recomendadas para esse período, segundo as evidências reunidas no livro de Daniel Pink, no livro "Quando: os segredos científicos do timing perfeito".


Nele, Daniel Pink conclui que, no que se refere à tomada de decisões importantes, os matutinos devem tomá-las de uma a 3 horas depois de acordar. Já os vespertinos, devem tomar essas decisões mais próximo do inicio da noite.


Já sabemos que os matutinos são mais produtivos de manhã, enquanto os vespertinos funcionam melhor ao fim do dia. Mas ninguém, nem mesmo os intermediários, são capazes de dar o melhor de si logo a seguir ao almoço.

Existe uma enorme probabilidade de não sabemos o cronotipo do nosso interlocutor, portanto, é, na maioria das vezes, difícil decidir a melhor hora para reunirmos e temos muitas vezes que ceder às disponibilidades de horário do nosso cliente.


Logo, é difícil de marcar a hora certa para o nosso interlocutor que desconhecemos, mas, o nosso cronotipo sabemos qual é.


Então, se tivermos algum assunto espinhoso para discutir com alguém que desconhecemos o cronotipo, o melhor é marcarmos a conversa para uma hora em que pelo menos nós estejamos mais alertas e predispostos.


Assim, seja qual for a hora:

  • decida primeiro se é o momento (veja a regra do WAIT),

  • prepare previamente a reunião e tenha planos B para o caso de contratempos,

  • não as marque a horas impróprias,

  • comece e termine sempre as reuniões no horário, chegue 5-10 minutos antes

  • não faça reuniões desnecessárias ou intermináveis e se prenda muito tempo num assunto (veja a regra ELMO)

  • seja interativo, mas, conciso, sucinto e concreto.


Aconselho que nas suas reuniões se norteie sempre por dois princípios básicos, o WAIT e o ELMO.


Foto de Daniel Battersby: https://www.pexels.com

- Why Am I Talking (WAIT), ou seja, porque é que eu estou a falar?

- Enough, Let’s Move On (ELMO), ou seja, já chega! vamos continuar.


Por outras palavras, não fale só para encher chouriços e seja conciso. E não se perca em detalhes, não esgote demasiado tempo num assunto (o que até pode ser nefasto).


Analise o seguinte quadro WAIT, da WorkCompass, das guidelines para uma melhor reunião :


.


Pense antes, se é importante o que tem para dizer ou se é o momento certo ou a sua vez de falar.


Se não acresce nada, se não interessa o que tem para dizer, se não é a sua vez ou se alguém já o disse antes de si… pense antes de decidir falar. (WAIT, Why Am I Talking)


E seja conciso!


Já chega, vamos continuar! (ELMO, Enough, Let’s Move On)


E por ultimo, relembro: em qualquer reunião, dê o seu melhor ao começar, nos primeiros 10’ e termine em beleza, nos últimos 10’!


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